Es erwischt ProjektmanagerInnen an der kritischsten Komponente der Projektarbeit: der Kommunikation.
Das hat sich auch in den letzten Monaten gezeigt: Viele gewohnte Prozesse und Methoden stehen nicht zu Verfügung. Die Face-to-Face-Kommunikation ist eingeschränkt und doch gilt es, Projekte erfolgreich voranzutreiben. Neue Wege, Ideen und Initiativen sind damit gefragter denn je, um die direkte Projektkommunikation im Team sicherzustellen.
Doch wie heißt es so schön? „Das Leben besteht hauptsächlich darin, dass man mit dem Unvorhergesehenen fertig werden muss.“* Soviel vorweg: Ein Patentrezept für gelungenes Projektmanagement in der Krise gibt es nicht. Die aktuelle Situation ermöglicht jedoch, uns mehr auf unsere basalen Projektmanagement-Kenntnisse zu besinnen. Effektive Kommunikation und Transparenz bilden die wichtigsten Säulen eines erfolgreichen Projektmanagements in der Krise.
Effektive Kommunikation – ein Projektleben lang
Die effektive Kommunikation ist Herzstück jeder Projektarbeit: Nur so gelingt es, die Faktoren Zeit, Budget, Umfang und Qualität eines Projekts korrekt zu erfassen, umzusetzen und einzuhalten. Wichtige Aspekte in der Initialisierungs- und Planungsphase von Projekten, wie das Stakeholdermanagement, Umweltanalysen und die Anforderungserhebung, sind in der jetzigen Situation besonders herausfordernd.
Sich für neue Projekte in Kundeninfrastrukturen einarbeiten und mit noch unbekannten Stakeholdern eine vertrauensvolle Arbeitsebene etablieren? Das gehört sicherlich zu den schwierigsten Aufgaben, wenn der persönliche Kontakt reduziert ist. Diese Herausforderungen können jedoch als Chancen gemeistert werden: Ein Teil der Anforderungen und der Projektumwelt können mithilfe vorhandener Unterlagen (wie Org-Charts für die Stakeholderanalyse, Aufzeichnungen, Lessons Learned aus Vorprojekten für die Anforderungsanalyse) und Telefonaten erarbeitet werden.
In jedem Fall fehlt aber eines: der Input auf Meta-Ebene, welcher am besten in persönlichen Gesprächen ans Tageslicht kommt. Die Wahl alternativer, effektiver Kommunikationsmethoden ist hier entscheidend. Die intensive Vorbereitung auf Online-Termine, die anschauliche Aufbereitung von Themenkomplexen, aber auch präzisierte Fragestellungen spielen hier eine noch entscheidendere Rolle als im herkömmlichen Face-to-Face-Meeting. Schließlich gilt es, die direkte Kommunikation in allen Phasen des Projektlebenszyklus (Initiierung, Planung, Umsetzung, Controlling und Abschluss) sicherzustellen.
Effizienzsteigerung durch methodisches Vorgehen
Als team dürfen in unseren Projekten, dank unserer langjährigen Erfahrung und guten Vernetzung bei unseren Kunden, auf eine konsistente Dokumentation und ein hervorragend eingerichtetes Arbeitsumfeld zurückgreifen. Das verdanken wir unserer methodischen Vorgehensweise nach PMI und PMA. Diese helfen uns, angemessene Praktiken effektiv anzuwenden und dabei ein Höchstmaß an Effizienz zu erreichen.
Gerade bei neu gestarteten Projekten ist es in der aktuellen Situation erforderlich, auf eine gute Dokumentation (Lessons Learned) zurückzugreifen. Dabei kommen, wie in anderen Bereichen auch, Kollaborationstools (Teams, Skype oder Zoom) zum Einsatz, die uns auch neue Chancen bieten. Das bei neu gestarteten Projekten so wichtige „buy in“ von Schlüssel-Stakeholdern in Projekten kann nun über digitale Kanäle erfolgen. Dabei spielen jedoch drei Faktoren eine maßgebliche Rolle: 1. die Regelmäßigkeit, 2. die Angemessenheit in der Kommunikation und 3. die Empathie in der Durchführung der Online-Meetings. Schließlich ist die korrekte Interpretation einer Botschaft in der Kommunikation von vielen Faktoren abhängig und auch bei Kollaborationstools gilt es, vorbereitet in Gespräche und Abstimmungen zu gehen, um Missverständnisse und Fehlinterpretationen der Kommunikation zu vermeiden.
Digitale Kommunikation: transparent auf den Punkt gebracht
Zusätzliche Kommunikationstrainings und die Auseinandersetzung mit Methoden aus dem Anforderungsmanagement (wie IREB) helfen uns, effiziente Praktiken und methodisches Vorgehen einzusetzen. Das ermöglicht ein erfolgreiches Projektmanagement durch alle PM-Prozesse hindurch. Hilfreich ist auch das Einführen von Regeln in der Gesprächskultur: Es sollte immer nur eine Person sprechen und die Redezeit kann entsprechend eingeschränkt werden, um eine punktgenaue Kommunikation sicherzustellen. Eine solide Vorbereitung und führende Moderation, die sich an den Bedürfnissen der Zielgruppe orientiert, stellen sicher, dass zum Agenda-Ziel gesetzten Ergebnisse erreicht werden.
Transparenz im Projekt ist dieser Tage besonders wichtig, um den Informationsaustausch sicherzustellen. Alle Stakeholder können so den Fortschritt und wichtige Entscheidungen mitverfolgen. Zusätzlich wirkt eine transparente Kommunikation motivierend für alle Beteiligten bei der Bewältigung der Aufgaben. Gemeinsam gewonnene Erkenntnisse und Informationen im Online-Meeting sollten für alle Teilnehmenden am Bildschirm sichtbar sein und dokumentiert werden. Das fördert die die Konzentration auf das aktuelle Thema und verhindert, dass Missverständnisse oder Informationsdefizite entstehen.
Mehr Fokussierung im Online-Setting
Gesamt gesehen, sind die Möglichkeiten der persönlichen Kommunikation in der Krise zwar eingeschränkt, jedoch kann uns das auch Vorteile bringen. Durch die Nutzung von Kollaborationstools können wir ein höheres Maß an Fokussierung erreichen und die Kommunikation im Team präzisieren. Das ermöglicht uns, die wesentlichen Projekt-Rahmenbedingungen zu erfüllen: Zeit, Budget, Umfang und Qualität.
*John Steinbeck, 1902-1968, US-amerikanischer Autor