Rollout-Projekte sind in vielerlei Hinsicht klassische Projekte (eng begrenzter Zeitplan und Budget, sowie klare, quantifizierte Ziele die in einem Projektauftrag zusammengefasst werden) in manchen Aspekten aber sehr spezifisch und Grund für diese kurze Abhandlung zu den besonderen Herausforderungen im Rollout.
Die typischen Phasen eines Rollout Projekts
Vielfach wird zwischen der Vorbereitungsphase und dem eigentlichen Rollout unterschieden – der Übergang kann gestaffelt in Phasen (z.B. Test oder Pre-Rollout) oder skalierend gestaltet sein.
Ein typisches Problem ist, dass die Übergangskriterien unscharf formuliert sind und damit in der Regel „situationselastisch“ angepasst bzw. interpretiert werden. Daraus kann fehlende Planungssicherheit resultieren. In guten Rollout-Projekten sind die Vorstellungen/Erwartungshaltungen zwischen Projekt- und Linienorganisation ausreichend abgestimmt – das berühmte Ziehen an einem Strang. Beauftragt mit der Projektintegrationsrolle legen wir auf die frühzeitige Einbindung der künftigen Nutzer und Betreiber großen Wert – auch wenn in der „Projektwelt“ noch viele Fragen und Details nicht geklärt sind.
Die Interaktion mit der Linienorganisation
Da Projekte per Definition immer etwas „Neues“, bzw. Einmaliges schaffen, passen häufig bestehende Linienprozesse nicht zum Ergebnis von Rollout-Projekten (z.B. der Betrieb neuer technischer Infrastruktur) und müssen dafür angepasst oder ergänzt werden. Es ergeben sich dadurch auch oft neue Schnittstellen – intern wie extern (z.B. betriebliche Interaktion mit neuen externen Dienstleistern), die in den vorhandenen Prozessen berücksichtigt werden wollen, was eine bestehende Linienorganisation administrativ und prozessual überfordern kann. Hier zeigt sich, wie wichtig das „Verstehen“ der spezifischen Anforderungen und Ziele von Prozessen ist, das hilft keine Lücken im Ablauf offen zu lassen. Die eindeutige Rollenverteilung, unmissverständliche Kommunikation und Dokumentation an den Prozess-Übergängen trägt wiederum dazu bei, die Prozesse verständlich und eindeutig in der Organisation zu verankern.
Als Aufgabe in der Projektintegrator-Rolle erkennt team die Wichtigkeit darin, die Linienorganisation darauf vorzubereiten und Prozesse, Rollen und Tools auf die neuen Anforderungen optimal auszurichten.
