PM

Im vorherigen Beitrag haben wir gezeigt, wie PRINCE2 als strukturiertes Framework dabei unterstützt, Projekte kontrolliert zu steuern und nachhaltigen Nutzen sicherzustellen. Doch Methodik allein ist nicht entscheidend für den Projekterfolg – es sind vor allem die Menschen, die sie anwenden und mit Leben füllen.

Der folgende Erfahrungsbericht zeigt, wie gezielte Weiterbildung und klar formulierte Mitarbeiterziele bei der team dazu beitragen, Methodik und Praxis sinnvoll zu verbinden.

Warum PRINCE2 und unsere Mitarbeiterziele perfekt zusammenpassen.

Bei der team Technology Management GmbH sind jährliche Mitarbeiter:innen-Ziele weit mehr als ein formaler Prozess. Sie sind ein aktives Instrument zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung – und aus meiner Sicht ein klarer Ausdruck unserer Unternehmenskultur.

Als Mitarbeiterin im ROAD-Bereich hatte ich im Rahmen meines Weiterbildungsziels die Möglichkeit, eine fachliche Zertifizierung auswählen. Meine Entscheidung fiel auf PRINCE2, da sich das Projekt, in dem ich aktuell tätig bin, methodisch stark daran orientiert – und ich Methodik nicht nur anwenden, sondern wirklich durchdringen möchte.

Diese Entscheidung war für mich naheliegend – und gleichzeitig ein gutes Beispiel dafür, wie durchdacht unsere Mitarbeiterziele gestaltet sind: Weiterbildung ist bei uns kein Selbstzweck, sondern eng mit der Projektpraxis verknüpft.

Struktur schafft Klarheit – im Projekt wie in der Entwicklung.

PRINCE2 ist weltweit eine der meistverwendeten Methoden für das Projektmanagement und hat sich in unterschiedlichsten Branchen und Projektumfeldern bewährt. Die Methode ist prozessorientiert aufgebaut und basiert auf klar definierten Rollen, Verantwortlichkeiten und Phasen. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Methode ist dabei ihre bewusste Anpassbarkeit: PRINCE2 fordert explizit, an Größe, Komplexität und Umfeld eines Projekts angepasst zu werden. Sie gibt einen stabilen Rahmen vor – aber keine starre Schablone.

Gerade im IT-Beratungsumfeld ist diese Balance aus Struktur und Flexibilität nicht selbstverständlich, jedoch von entscheidender Bedeutung. Das PRINCE2-Fundament wird umso stabiler durch:

• klare Rollen und Verantwortlichkeiten
• Steuerung über Managementphasen
• konsequente Nutzenorientierung über den Business Case
• „Lessons Learned“ als integralen Bestandteil der Projektpraxis

Im Zuge der Weiterbildung wurde mir besonders bewusst: PRINCE2 ist bei aller Struktur im Kern eine Methode, die Verantwortung klar verteilt und Menschen stärkt bzw. sogar entlastet. Durch definierte Rollen, transparente Entscheidungswege sowie das Prinzip „Steuern nach dem Ausnahmeprinzip„, entsteht kein Mikromanagement, sondern ein Rahmen für eigenverantwortliches Arbeiten.

Parallelen zu unseren Mitarbeiterzielen

Die Kombination, die PRINCE2 auszeichnet, finde ich auch in unseren Mitarbeiterzielen wieder. Sie geben Orientierung, lassen aber bewusst Raum für persönliche Schwerpunkte und die Anforderungen des Projekts.

Weiterbildung wird dabei nicht als „nice to have“ gesehen, sondern als strategisches Investment – für Projekte, Kunden und mich als Mitarbeitende gleichermaßen. Die PRINCE2-Zertifizierung vertieft mein methodisches Verständnis, stärkt meine Sicherheit im Projektalltag und schärft den Blick für Governance und Steuerung – genau jene Elemente, die Projekte langfristig stabil und erfolgreich machen.

Fazit

Die Zertifizierung ist für mich nicht nur ein persönlicher Meilenstein. Sie zeigt gleichzeitig, wie individuelle Förderung und unternehmerische Zielsetzung bei uns Hand in Hand gehen. Genau diese Kombination macht den Unterschied, sowohl im Projektalltag als auch in der persönlichen Weiterentwicklung.

Bei der team nutzen wir genau diese Stärke: Wir verbinden bewährte Projektmethodik mit unserer praktischen Erfahrung aus Kundenprojekten. Gleichzeitig bleibt ausreichend Freiraum für individuelle Anforderungen und innovative Lösungen. So schaffen wir einen klaren Rahmen um komplexe Vorhaben effizient, transparent und zielgerichtet umzusetzen.

In der dynamischen IT-Welt ist der Erfolg von Projekten untrennbar mit der Einhaltung von Terminen, Kostenrahmen und Qualitätsansprüchen verbunden. Um diese Anforderungen verlässlich zu erfüllen, setzen immer mehr Organisationen auf internationale Projektmanagement-Ansätze wie etwa dem Framework PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments).

PRINCE2 stützt sich auf ein robustes Fundament aus klaren Prinzipien, bewährten Praktiken und unterstützenden Prozessen und ermöglicht so eine strukturierte Projektabwicklung, die sowohl den Projektkontext als auch die beteiligten Menschen berücksichtigt.

Business Case – „Warum?“

Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung sicherstellen
Der Business Case ist das zentrale Instrument, mit dem der Lenkungsausschuss (Project Board) beurteilen kann, ob ein Projekt wünschenswert, realisierbar und durchführbar ist (und bleibt), um so die Entscheidungsfindung hinsichtlich einer weiteren Investition zu unterstützen.

Ein Projekt muss daher in jeder Phase (Stage) einen klaren geschäftlichen Nutzen aufweisen. Dieser Nutzen wird fortlaufend mit dem Business Case geprüft. Verliert das Projekt seine Daseinsberechtigung, wird es kontrolliert beendet – so stellt PRINCE2 sicher, dass keine Ressourcen für Projekte ohne messbaren Mehrwert gebunden werden.

Organisieren – „Wer?“

Rollen, Verantwortlichkeiten & Beziehungen definieren
PRINCE2 legt eine klare Organisationsstruktur fest, in der jede Rolle eindeutig definiert ist. Hier ein Auszug der wichtigsten Rollen:

• Lenkungsausschuss(Project Board): Trägt die Gesamtverantwortung für das Projekt und trifft strategische Entscheidungen.
  • Auftraggeber:in (Executive): Übernimmt innerhalb des Lenkungsausschusses die letztendliche Verantwortung für den Erfolg des Projekts.
  • Benutzervertreter:in (Senior User): Repräsentiert die Interessen derjenigen, die Anforderungen definieren und den Nutzen realisieren.
  • Lieferantenvertreter:in (Senior Supplier): Repräsentiert die Interessen derjenigen, die die Umsetzung und Ressourcen sicherstellen.
• Projektmanager:innen (Project Manager): Steuert das operative Tagesgeschäft des Projekts.
• Teammanager:innen (Team Manager): Steuern die Umsetzung der Arbeitspakete.

Diese klare Trennung verhindert Kompetenzkonflikte und stellt sicher, dass Entscheidungen auf der richtigen Ebene getroffen werden.

Pläne – „Wann?“

Steuern über Managementphasen
Ein Projektplan definiert den groben Zeit- und Kostenrahmen sowie die wichtigsten Meilensteine des Projekts.

Außerdem werden Projekte in überschaubare Phasen (Stages) gegliedert, wobei für jede Phase ein eigener detaillierter Plan existiert. Am Ende jeder Phase entscheidet der Lenkungsausschuss (Project Board), ob das Projekt fortgesetzt wird (Manage by Stages). Diese Vorgehensweise ermöglicht eine enge Kontrolle, regelmäßige Statusberichte und die Möglichkeit, den Kurs bei Bedarf anzupassen, ohne das gesamte Projekt neu planen zu müssen.

Qualität – „Was?“

Produktorientierung
PRINCE2 ist produktorientiert (Focus on Products). Im Mittelpunkt stehen daher die zu liefernden Produkte, nicht die einzelnen Aktivitäten. Für das Gesamtprodukt des Projekts werden dabei Abnahmekriterien, Abnahmemethode und Abnahmeverantwortlichkeiten festgelegt. Für jedes einzelne Produkt werden Qualitätskriterien, Qualitätstoleranzen und Qualitätsmethoden definiert. Das schafft Transparenz für alle Stakeholder und ermöglicht eine objektive Bewertung der Projektergebnisse.

Risiken – „Was, wenn?“

Aktives Risikomanagement / Lernen aus Erfahrung
PRINCE2 verlangt ein aktives Risikomanagement über den gesamten Projektverlauf. Risiken werden systematisch identifiziert, bewertet und mit konkreten Maßnahmen hinterlegt. So werden sowohl negative als auch positive Risiken proaktiv gesteuert, um potenzielle Bedrohungen (Threats) zu entschärfen und vorteilhafte Gelegenheiten (Opportunities) für den Projekterfolg zu maximieren.

Das übergreifende Prinzip „Lernen aus Erfahrung“ (Learn from Experience) unterstützt dabei: Erkenntnisse aus vergangenen Projekten werden dokumentiert und fließen in das laufende sowie in zukünftige Projekte ein. So werden bekannte Fehler vermieden und bewährte Vorgehensweisen etabliert.

Issues – „Wie gehen wir damit um?“

Issue-Management / Steuern nach dem Ausnahmeprinzip
Während eines Projektablaufs sind Issues (Änderungsanträge, Spezifikationsabweichungen, Probleme/Anliegen, usw.) unvermeidlich, müssen jedoch systematisch bewertet und kontrolliert bearbeitet werden. PRINCE2 stellt dafür ein formales Issue- und Change Control-Verfahren bereit, in dem jede Änderung hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Risiko, Nutzen und Nachhaltigkeit geprüft wird.

Das übergreifende Prinzip „Steuern nach dem Ausnahmeprinzip“ (Manage by Exception) unterstützt dabei: Dem Projektmanager werden klare Toleranzgrenzen vorgegeben, innerhalb derer er eigenständig handeln kann, und erst bei drohender Überschreitung erfolgt eine Eskalation an den Lenkungsausschuss. So bleibt der Lenkungsausschuss strategisch handlungsfähig, ohne operativ überlastet zu werden.

Fortschritt – „Wie messen wir ihn?“

Überwachung und Steuerung / Anpassen an das Projekt
Durch kontinuierliche Überwachung, Soll-Ist-Vergleiche und regelmäßige Statusberichte wird der Projektfortschritt innerhalb der vereinbarten Toleranzen gesteuert und für alle Stakeholder nachvollziehbar dokumentiert.

Das übergreifende Prinzip „Anpassen an das Projekt“ (Tailor to Suit the Project) unterstützt dabei: Der Grad an Formalität wird individuell an die Komplexität und Größe des Projekts angepasst. Dadurch bleibt PRINCE2 auch in kleineren oder agilen IT-Projekten praktikabel.

Fazit

Zusammenfassend ist PRINCE2 weit mehr als ein starres Regelwerk: Es vereint unverrückbare Prinzipien mit flexiblen Praktiken und ermöglicht so, auch im dynamischen IT-Projektkontext kontrolliert zu steuern und nachhaltigen Nutzen zu erzielen.

Bei der team nutzen wir genau diese Stärke: Wir verbinden bewährte Projektmethodik mit unserer praktischen Erfahrung aus Kundenprojekten. Gleichzeitig bleibt ausreichend Freiraum für individuelle Anforderungen und innovative Lösungen. So schaffen wir einen klaren Rahmen um komplexe Vorhaben effizient, transparent und zielgerichtet umzusetzen.