In der dynamischen IT-Welt ist der Erfolg von Projekten untrennbar mit der Einhaltung von Terminen, Kostenrahmen und Qualitätsansprüchen verbunden. Um diese Anforderungen verlässlich zu erfüllen, setzen immer mehr Organisationen auf internationale Projektmanagement-Ansätze wie etwa dem Framework PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments).
PRINCE2 stützt sich auf ein robustes Fundament aus klaren Prinzipien, bewährten Praktiken und unterstützenden Prozessen und ermöglicht so eine strukturierte Projektabwicklung, die sowohl den Projektkontext als auch die beteiligten Menschen berücksichtigt.
Business Case – „Warum?“
Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung sicherstellen
Der Business Case ist das zentrale Instrument, mit dem der Lenkungsausschuss (Project Board) beurteilen kann, ob ein Projekt wünschenswert, realisierbar und durchführbar ist (und bleibt), um so die Entscheidungsfindung hinsichtlich einer weiteren Investition zu unterstützen.
Ein Projekt muss daher in jeder Phase (Stage) einen klaren geschäftlichen Nutzen aufweisen. Dieser Nutzen wird fortlaufend mit dem Business Case geprüft. Verliert das Projekt seine Daseinsberechtigung, wird es kontrolliert beendet – so stellt PRINCE2 sicher, dass keine Ressourcen für Projekte ohne messbaren Mehrwert gebunden werden.
Organisieren – „Wer?“
Rollen, Verantwortlichkeiten & Beziehungen definieren
PRINCE2 legt eine klare Organisationsstruktur fest, in der jede Rolle eindeutig definiert ist. Hier ein Auszug der wichtigsten Rollen:
- Lenkungsausschuss(Project Board): Trägt die Gesamtverantwortung für das Projekt und trifft strategische Entscheidungen.
- Auftraggeber:in (Executive): Übernimmt innerhalb des Lenkungsausschusses die letztendliche Verantwortung für den Erfolg des Projekts.
- Benutzervertreter:in (Senior User): Repräsentiert die Interessen derjenigen, die Anforderungen definieren und den Nutzen realisieren.
- Lieferantenvertreter:in (Senior Supplier): Repräsentiert die Interessen derjenigen, die die Umsetzung und Ressourcen sicherstellen.
- Projektmanager:innen (Project Manager): Steuert das operative Tagesgeschäft des Projekts.
- Teammanager:innen (Team Manager): Steuern die Umsetzung der Arbeitspakete.
Diese klare Trennung verhindert Kompetenzkonflikte und stellt sicher, dass Entscheidungen auf der richtigen Ebene getroffen werden.
Pläne – „Wann?“
Steuern über Managementphasen
Ein Projektplan definiert den groben Zeit- und Kostenrahmen sowie die wichtigsten Meilensteine des Projekts.
Außerdem werden Projekte in überschaubare Phasen (Stages) gegliedert, wobei für jede Phase ein eigener detaillierter Plan existiert. Am Ende jeder Phase entscheidet der Lenkungsausschuss (Project Board), ob das Projekt fortgesetzt wird (Manage by Stages). Diese Vorgehensweise ermöglicht eine enge Kontrolle, regelmäßige Statusberichte und die Möglichkeit, den Kurs bei Bedarf anzupassen, ohne das gesamte Projekt neu planen zu müssen.
Qualität – „Was?“
Produktorientierung
PRINCE2 ist produktorientiert (Focus on Products). Im Mittelpunkt stehen daher die zu liefernden Produkte, nicht die einzelnen Aktivitäten. Für das Gesamtprodukt des Projekts werden dabei Abnahmekriterien, Abnahmemethode und Abnahmeverantwortlichkeiten festgelegt. Für jedes einzelne Produkt werden Qualitätskriterien, Qualitätstoleranzen und Qualitätsmethoden definiert. Das schafft Transparenz für alle Stakeholder und ermöglicht eine objektive Bewertung der Projektergebnisse.
Risiken – „Was, wenn?“
Aktives Risikomanagement / Lernen aus Erfahrung
PRINCE2 verlangt ein aktives Risikomanagement über den gesamten Projektverlauf. Risiken werden systematisch identifiziert, bewertet und mit konkreten Maßnahmen hinterlegt. So werden sowohl negative als auch positive Risiken proaktiv gesteuert, um potenzielle Bedrohungen (Threats) zu entschärfen und vorteilhafte Gelegenheiten (Opportunities) für den Projekterfolg zu maximieren.
Das übergreifende Prinzip „Lernen aus Erfahrung“ (Learn from Experience) unterstützt dabei: Erkenntnisse aus vergangenen Projekten werden dokumentiert und fließen in das laufende sowie in zukünftige Projekte ein. So werden bekannte Fehler vermieden und bewährte Vorgehensweisen etabliert.
Issues – „Wie gehen wir damit um?“
Issue-Management / Steuern nach dem Ausnahmeprinzip
Während eines Projektablaufs sind Issues (Änderungsanträge, Spezifikationsabweichungen, Probleme/Anliegen, usw.) unvermeidlich, müssen jedoch systematisch bewertet und kontrolliert bearbeitet werden. PRINCE2 stellt dafür ein formales Issue- und Change Control-Verfahren bereit, in dem jede Änderung hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Risiko, Nutzen und Nachhaltigkeit geprüft wird.
Das übergreifende Prinzip „Steuern nach dem Ausnahmeprinzip“ (Manage by Exception) unterstützt dabei: Dem Projektmanager werden klare Toleranzgrenzen vorgegeben, innerhalb derer er eigenständig handeln kann, und erst bei drohender Überschreitung erfolgt eine Eskalation an den Lenkungsausschuss. So bleibt der Lenkungsausschuss strategisch handlungsfähig, ohne operativ überlastet zu werden.
Fortschritt – „Wie messen wir ihn?“
Überwachung und Steuerung / Anpassen an das Projekt
Durch kontinuierliche Überwachung, Soll-Ist-Vergleiche und regelmäßige Statusberichte wird der Projektfortschritt innerhalb der vereinbarten Toleranzen gesteuert und für alle Stakeholder nachvollziehbar dokumentiert.
Das übergreifende Prinzip „Anpassen an das Projekt“ (Tailor to Suit the Project) unterstützt dabei: Der Grad an Formalität wird individuell an die Komplexität und Größe des Projekts angepasst. Dadurch bleibt PRINCE2 auch in kleineren oder agilen IT-Projekten praktikabel.
Fazit
Zusammenfassend ist PRINCE2 weit mehr als ein starres Regelwerk: Es vereint unverrückbare Prinzipien mit flexiblen Praktiken und ermöglicht so, auch im dynamischen IT-Projektkontext kontrolliert zu steuern und nachhaltigen Nutzen zu erzielen.
Bei der team nutzen wir genau diese Stärke: Wir verbinden bewährte Projektmethodik mit unserer praktischen Erfahrung aus Kundenprojekten. Gleichzeitig bleibt ausreichend Freiraum für individuelle Anforderungen und innovative Lösungen. So schaffen wir einen klaren Rahmen um komplexe Vorhaben effizient, transparent und zielgerichtet umzusetzen.